IT Administratief specialist

Ben jij administratief sterk en heb je affiniteit met systemen en data? Voor een project bij een 
belangrijke speler binnen de Belgische energiesector zoeken we een IT Administratief specialist.

Je komt terecht in een dynamische omgeving waar gewerkt wordt aan een duurzame en 
toekomstgerichte infrastructuur. Samen met collega’s en externe medewerkers draag je bij aan 
efficiënte processen, veiligheid en compliance.

Functieomschrijving

Als IT Administratief specialist ondersteun je de dagelijkse werking van het EXACT-platform en het proces. Je zorgt voor een correcte verwerking van aanvragen, opvolging 
van tickets en denkt actief mee over verbeteringen in systemen en processen.

Jouw verantwoordelijkheden

1. Operationele ondersteuning & verwerking van aanvragen

Controleren en beoordelen (goedkeuren/afkeuren) van:

• Persoonsgegevens
• Identiteitsgegevens en bewijsstukken
• BA4/BA5-certificaten
• Contact opnemen met aanvragers bij ontbrekende of onduidelijke informatie
• Verwerken van aanvragen voor nieuwe bedrijven
• Correct registreren van beslissingen en communicatie

2. Mailbox- en ticketbeheer

• Beheren van de ESPOC-mailbox
• Aanmaken, opvolgen en afsluiten van tickets
• Feedback geven aan interne en externe stakeholders
• Signaleren van terugkerende problemen

3. Database & systeemoptimalisatie

• Meewerken aan verbetering van de structuur en logica van de database
• Optimaliseren van filters en gebruiksvriendelijkheid
• Bewaken van datakwaliteit
• Aanbrengen van verbetervoorstellen

4. Documentatie & kennisborging

• Opstellen van handleidingen en user guides
• Documenteren van bestaande processen en workarounds
• Meewerken aan standaardisatie en vereenvoudiging

5. Website & gebruikerservaring

• Verbeteren van de contractor-website (structuur, navigatie, teksten)
• Uitwerken van duidelijke FAQ’s en tools
• Opstellen van stappenplannen voor:
• Nieuwe contractors
• Bestaande contractors

6. Continue verbetering

• Actief meedenken over optimalisaties
• Identificeren van risico’s en inefficiënties
• Ondersteunen van change-initiatieven

Jouw profiel

Kennis & vaardigheden

• Sterk in administratie en nauwkeurig
• Affiniteit met IT-systemen, databases en ticketing tools
• Snel procedures begrijpen en toepassen
• Goede schriftelijke communicatie

Persoonlijke eigenschappen

• Analytisch en gestructureerd
• Klantgericht en communicatief
• Proactief en oplossingsgericht
• Discreet en zorgvuldig met vertrouwelijke informatie
• Zowel zelfstandig als in team kunnen werken

Talen

• Nederlands en/of Frans
• Engels is een plus

Praktische info

• Locatie: Brussel
• Werkregime: 50–75% (minimaal 4 dagen per week)
• Start: april 2026

Wat maakt deze opdracht interessant?

• Werken binnen een innovatieve sector in volle transitie
• Impactvolle rol met focus op veiligheid en kwaliteit
• Aandacht voor welzijn en een positieve werkomgeving
• Samenwerking met een divers en gedreven team